Những điều cần biết trước khi mua máy photocopy để tránh lãng phí

Máy photocopy là một thiết bị quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, nếu không cân nhắc kỹ trước khi mua, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng lãng phí ngân sách hoặc chọn phải một chiếc máy không phù hợp với nhu cầu thực tế. 

Cần biết gì trước khi mua máy photocopy để tránh lãng phí không đáng có.

Xác định nhu cầu sử dụng

Trước khi quyết định đầu tư vào một chiếc máy photocopy, điều quan trọng nhất là xác định rõ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Việc này giúp bạn tránh chọn phải thiết bị quá mạnh hoặc quá yếu so với thực tế.

• Xác định số lượng bản in mỗi ngày để chọn công suất máy phù hợp.
• Xem xét loại tài liệu in ấn: chỉ in đen trắng hay cần in màu.
• Các chức năng đi kèm như scan, fax, kết nối mạng có thực sự cần thiết không.
• Kiểm tra không gian đặt máy trong văn phòng để chọn kích thước phù hợp.
• Đánh giá mức độ sử dụng: in ấn liên tục hay chỉ sử dụng thỉnh thoảng.
• Xác định nhu cầu in hai mặt tự động để tiết kiệm giấy.
• Nếu doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật, cần xem xét tính năng khóa mã người dùng.

Việc xác định đúng nhu cầu giúp doanh nghiệp lựa chọn được chiếc máy có hiệu suất phù hợp, tránh tình trạng mua máy quá đắt đỏ nhưng không sử dụng hết tính năng hoặc mua máy quá yếu, gây gián đoạn công việc.

Chọn công suất phù hợp

Công suất máy photocopy là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Một chiếc máy quá chậm có thể khiến công việc bị trì trệ, trong khi máy quá mạnh lại làm tăng chi phí không cần thiết.

• Đối với doanh nghiệp nhỏ, nên chọn máy có tốc độ in từ 20-30 trang/phút.
• Công suất in hàng tháng của máy nên cao hơn nhu cầu thực tế ít nhất 20% để đảm bảo độ bền.
• Nếu doanh nghiệp cần in số lượng lớn, nên chọn máy có khay giấy lớn để giảm thời gian nạp giấy.
• Máy hỗ trợ in trên nhiều loại giấy khác nhau như giấy dày, giấy bóng, giấy tái chế sẽ linh hoạt hơn.
• Nếu có kế hoạch sử dụng lâu dài, nên ưu tiên dòng máy có linh kiện thay thế dễ tìm.

Chọn đúng công suất giúp máy vận hành bền bỉ, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các sự cố kỹ thuật.

Chọn máy photocopy đúng cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối đa.

Chất lượng bản in

Một chiếc máy photocopy tốt không chỉ giúp in nhanh mà còn đảm bảo chất lượng bản in rõ nét. Nếu bản in bị nhòe, mờ hoặc màu sắc không chuẩn, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian và chi phí để chỉnh sửa hoặc in lại.

• Máy in đen trắng cần có độ phân giải tối thiểu 600 x 600 dpi để đảm bảo độ rõ nét.
• Nếu in màu thường xuyên, nên chọn máy có độ phân giải từ 1200 x 1200 dpi trở lên.
• Công nghệ in laser thường cho bản in sắc nét và bền màu hơn so với in phun.
• Kiểm tra độ bám mực trên giấy để tránh tình trạng nhòe mực.
• Một số dòng máy có tính năng điều chỉnh độ sắc nét, phù hợp với từng loại tài liệu.
• Nếu cần in ảnh hoặc đồ họa, nên chọn máy có công nghệ tái tạo màu chính xác.

Chất lượng bản in ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp, vì vậy không nên bỏ qua yếu tố này khi chọn mua máy photocopy.

Khả năng kết nối

Trong thời đại công nghệ số, khả năng kết nối của máy photocopy đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.

• Máy nên hỗ trợ kết nối USB, Ethernet và Wi-Fi để dễ dàng chia sẻ tài liệu.
• Nếu làm việc từ xa, nên chọn máy có tính năng in qua điện toán đám mây.
• Một số dòng máy hỗ trợ in trực tiếp từ điện thoại hoặc máy tính bảng qua kết nối di động.
• Máy có tính năng NFC giúp kết nối nhanh với thiết bị thông minh.
• Nếu văn phòng có nhiều người sử dụng, nên chọn máy có khả năng chia sẻ in ấn qua mạng nội bộ.

Việc lựa chọn máy có khả năng kết nối linh hoạt giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng gián đoạn khi cần in ấn.

Đầu tư máy photocopy thông minh – Hiệu quả công việc tăng gấp bội.

Chi phí vận hành

Mua máy photocopy không chỉ tốn chi phí ban đầu mà còn kéo theo nhiều khoản chi phí vận hành như mực in, điện năng và bảo trì.

• Kiểm tra giá thành hộp mực và tuổi thọ của nó.
• Xem mức tiêu thụ điện năng để tránh tốn kém chi phí điện hàng tháng.
• Tính toán chi phí bảo trì và sửa chữa định kỳ.
• Xem xét khả năng tái sử dụng hộp mực để tiết kiệm chi phí thay thế.
• Chọn máy có chế độ tiết kiệm mực để giảm chi phí in ấn.
• Kiểm tra các chương trình bảo trì của hãng để tránh phát sinh chi phí không mong muốn.

Một chiếc máy có giá rẻ nhưng chi phí vận hành cao có thể gây lãng phí về lâu dài, vì vậy cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định mua.

Thương hiệu và chế độ bảo hành

Khi đầu tư vào máy photocopy, việc lựa chọn thương hiệu uy tín và chế độ bảo hành tốt giúp doanh nghiệp an tâm sử dụng lâu dài.

• Ưu tiên các thương hiệu nổi tiếng như Ricoh, Canon, Xerox, Sharp, Toshiba.
• Kiểm tra thời gian bảo hành và chính sách hỗ trợ kỹ thuật.
• Một số nhà cung cấp có dịch vụ bảo trì tận nơi giúp giảm gián đoạn công việc.
• Nên chọn đơn vị có linh kiện thay thế chính hãng để đảm bảo độ bền.
• Đọc đánh giá của người dùng trước khi quyết định mua từ một thương hiệu cụ thể.
• Hỏi rõ về điều kiện bảo hành, có bao gồm linh kiện và chi phí vận chuyển hay không.

Một thương hiệu uy tín không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong quá trình sử dụng.

Không phải cứ đắt là tốt – Chọn máy photocopy phù hợp mới là điều quan trọng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy photocopy phù hợp với doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với máy văn phòng Minh Nhật để nhận tư vấn chi tiết. Một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ với nhiều lợi ích. Liên hệ ngay để nhận báo giá tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG MINH NHẬT

Địa chỉ: 176/6/12 Phú Lợi, KP 5, Phường Phú Hòa, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương

Điện thoại: 0933 840 111

Email: photocopyminhnhat1@gmail.com

Website: www.minhnhatcopier.com

MST: 3703107866