Cách chọn máy photocopy phù hợp với nhu cầu văn phòng

Ngày nay trong môi trường học tập và làm việc hiện đại thì máy photocopy có vai trò quan trọng và không thể thiếu. Đặc biệt với những văn phòng và doanh nghiệp thì máy photocopy là trợ thủ đắc lực có tác dụng tăng năng suất làm việc và quản lý tài liệu hiệu quả. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách chọn máy photocopy phù hợp với nhu cầu văn phòng.

Máy photocopy là trợ thủ đắc lực trong các văn phòng làm việc

Chọn thương hiệu của máy

Đầu tiên, để chọn máy photocopy cho văn phòng thì bạn hãy chú đến thương hiệu, hãng máy. Hiện nay, ở trên thị trường có nhiều thương hiệu máy photocopy nổi tiếng như: Canon, Ricoh, FujiXerox… Mỗi hãng máy này đều có các tính năng và những đặc điểm do dòng sản phẩm của mình. Bạn nên tìm hiểu trước về thương hiệu máy, chọn thương hiệu máy đảm bảo chất lượng và phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Có nhiều máy photocopy của những thương hiệu khác nhau

Hiểu rõ nhu cầu sử dụng thực tế

Khi chọn máy photocopy cho nhu cầu sử dụng văn phòng thì bạn cũng cần hiểu rõ nhu cầu sử dụng thực tế? Bạn định mua máy trong khoảng giá bao nhiêu? Sao chép đen trắng hay sao chép màu? Chất lượng của bản sao như thế nào? Cần các tính năng ra sau? Sao chép, in ấn 1 tháng tối đa là bao nhiêu bản?

Đây là những câu hỏi mà bạn cần đặt ra nhằm để hiểu rõ về nhu cầu sử dụng của văn phòng, doanh nghiệp mình. Khi chọn máy photocopy cho văn phòng thì bạn không nên chọn các dòng sản phẩm có mức giá quá rẻ, quá đắt hoặc có những tính năng mà bạn không sử dụng tới do như vậy sẽ lãng phí chi phí bỏ ra và tính năng của máy. Bạn chỉ nên chọn lựa và tìm mua các dòng máy thích hợp với những gì mà văn phòng đang đề ra nhất.

Độ phân giải của máy

Độ phân giải của máy photocopy được tính bằng DPI, số hạt mực ở trên 1 inch bề mặt giấy. Độ phân giải của máy tỉ lệ thuận với số hạt mực trên 1 inch giất đồng nghĩa là số hạt mực càng lớn thì DPI càng cao cho ra bản sao, bản in sẽ càng sắc nét.

Thông thường thì máy photocopy có DPT trong khoảng từ 300 – 600 đã có thể đáp ứng được nhu cầu cơ bản của những văn phòng, doanh nghiệp với bản in trắng đen. DPI từ 1200 trở lên sẽ cho ra các bản sao, bản in sắc nét cực kỳ thích hợp với những doanh nghiệp chuyên về sách báo, tranh ảnh, nghệ thuật…

Kích thước của máy

Nên chọn máy photocopy có kích thước phù hợp trong văn phòng

Kích thước của máy cũng là tiêu chí quan trọng khi chọn lựa máy photocopy. Hiện nay thì máy photocopy được thiết kế với nhiều kiểu dáng, mẫu mã và kích thước khác nhau từ nhỏ tới lớn. Vì thế, tùy theo không gian của nơi làm việc bạn mà bạn hãy tìm cho cho văn phòng mình loại máy có kích thước thích hợp, vừa đủ mà không bị lấn chiếm không gian làm mất đi sự thoải mái khi di chuyển hoặc làm việc.

Lưu ý: Trong quá trình máy photocopy hoạt động thì máy sẽ phát ra tiếng ồn do động cơ máy làm việc vì vậy bạn lưu ý đặt máy ở vị trí không ảnh hưởng tới môi trường làm việc của mình.

Tốc độ sao chép, in ấn của máy

Khi chọn máy photocopy cho văn phòng thì việc chọn tốc độ sao chép, in ấn của máy rất quan trọng. Tốc độ của máy quyết định giá tiền, tính năng, kích thước và nhiều yếu tố khác. Một nguyên lý hoạt động đặc thù của máy photocopy đó là nếu như muốn có tốc độ nhanh thì kích thước của máy càng phải lớn đồng thời sẽ gây ra nhiều tiếng ồn hơn khi hoạt động. Việc được thiết kế với kích thước lớn cũng giúp máy sử dụng một cách ổn định và bền hơn các dòng kích thước nhỏ.

Thông thường, các loại máy có tốc độ khoảng 30 bản/ phút sẽ thích hợp với những văn phòng, doanh nghiệp có không gian nhỏ, nhu cầu về sao chép tài liệu thấp. Đối với các văn phòng, doanh nghiệp có không gian lớn, nhu cầu sao chép tài liệu lớn thì nên chọn những máy có tốc độ khoảng 40 – 50 bản/ phút hay cao hơn.

Tính năng của máy photocopy

Những tính năng cần của máy photocopy cho văn phòng đó là in, photocopy và scan

Hiện nay, tính năng tiêu chuẩn của một máy photocopy văn phòng đó là in, photocopy và scan. Đa số hiện nay, những văn phòng, doanh nghiệp đều chọn dùng máy photocopy đa chức năng do tính tiện dụng và hữu dụng của nó giúp tối ưu công việc xử lý tài liệu giấy nhiều. Thay vì phải mua mỗi máy 1 tính năng thì bạn có thể mua một chiếc máy tích hợp cả 3 tính năng cần thiết, như vậy sẽ tiện lợi hơn. Tuy nhiên thì vẫn cần phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của những văn phòng, doanh nghiệp mà bạn xác định tính năng mình cần tìm ở một chiếc máy photocopy là gì.

Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn cách chọn máy photocopy phù hợp với nhu cầu sử dụng. Nếu như bạn cũng đang muốn mua máy photocopy cho văn phòng, đến ngay với máy văn phòng Minh Nhật. Máy văn phòng Minh Nhật chuyên cung cấp các loại máy photocopy chất lượng cho khách hàng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG MINH NHẬT

Địa chỉ: 176/6/12 Phú Lợi, KP 5, Phường Phú Hòa, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương

Điện thoại: 0933 840 111

Email: photocopyminhnhat1@gmail.com

Website: www.minhnhatcopier.com

MST: 3703107866