Khi nào nên thuê máy photocopy đen trắng? Khi nào nên thuê máy photocopy màu?

Trong môi trường công việc hiện đại, máy photocopy là công cụ không thể thiết nhất là trong những văn phòng, trường học, cơ quan hành chính, những tổ chức giáo dục, nghiên cứu… Hiện nay với sự phát triển của công nghệ in ấn, có nhiều loại máy photocopy với nhiều tính năng khác nhau, trong đó phổ biến là hai loại máy photocopy đen trắng và máy photocopy màu. Vậy khi nào nên thuê máy photocopy đen trắng? Khi nào nên thuê máy photocopy màu?

Nhiều người thắc mắc khi nào nên thuê máy photocopy đen trắng khi nào nên thuê máy photocopy màu

Thuê máy photocopy đen trắng – Lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả

Máy photocopy đen trắng là loại máy chỉ có khả năng in ấn và sao chép tài liệu với một màu duy nhất thường là màu đen. Đây là chọn lựa phổ biến cho những công ty, tổ chức có nhu cầu sao chép tài liệu văn bản mà không cần tới những yếu tố màu sắc phức tạp.

Những trường hợp mà bạn nên thuê máy photocopy đen trắng:

• Nhu cầu sao chép tài liệu văn bản thông thường

Máy photocopy đen trắng thường được ưa chuộng khi bạn cần sao chép những tài liệu văn bản như: báo cáo, hợp đồng, thư từ, thông báo hoặc tài liệu hành chính… Những tài liệu này chủ yếu chứa chữ viết, ít hay không có hình ảnh, màu sắc. Việc dùng máy photocopy đen trắng sẽ giúp cho bạn tiết kiệm chi phí do máy không yêu cầu in màu và bản sao cho ra sẽ có độ sắc nét, rõ ràng.

Nếu sao chép văn bản thông thường thì nên thuê máy photocopy đen trắng

• Khối lượng sao chép lớn nhưng không yêu cầu màu sắc

Máy photocopy đen trắng là chọn lựa lý tưởng khi bạn có khối lượng sao chép lớn nhưng không cần tới những yếu tố màu sắc. Ví dụ trong những cơ quan hành chính, trường học, doanh nghiệp thì nhu cầu sao chép tài liệu thường xuyên rất nhiều tuy nhiên đa phần những tài liệu này đều là tài liệu văn bản đơn giản. Khi thuê máy photocopy đen trắng sẽ giúp cho bạn giảm được chi phí vận hành mà vẫn bảo đảm chất lượng sao chép.

• Chi phí thấp

Một trong những lý do lớn nhất khiến cho máy photocopy đen trắng trở thành chọn lựa hàng đầu cho những doanh nghiệp và tổ chức đó là chi phí thuê thấp. Những máy photocopy đen trắng không chỉ có giá thuê rẻ hơn mà còn có chi phí bảo trì, sửa chữa thấp hơn so với máy photocopy màu. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng với những tổ chức có ngân sách hạn chế tuy nhiên vẫn cần bảo đảm công việc sao chép tài liệu diễn ra hiệu quả và suôn sẻ.

Thuê máy photocopy màu – Giải pháp cho những nhu cầu in ấn yêu cầu màu sắc

Nếu có nhu cầu in ấn yêu cầu màu sắc thì nên thuê máy photocopy màu

Trong khi máy photocopy đen trắng thích hợp với những nhu cầu sao chép tài liệu văn bản thông thường thì máy photocopy màu lại trở thành lựa chọn tối ưu cho các công việc đòi hỏi sao chép tài liệu có hình ảnh, đồ họa hay những yếu tố màu sắc. Những trường hợp mà bạn nên thuê máy photocopy màu đó là:

• Nhu cầu sao chép tài liệu có màu sắc

Nếu như công việc của bạn yêu cầu sao chép những tài liệu có đồ họa, hình ảnh, bảng biểu, bản đồ hoặc tài liệu quảng cáo thì chọn thuê máy photocopy màu là chọn lựa hợp lý. Những tài liệu này cần màu sắc chính xác, chi tiết và chỉ có máy photocopy màu mới có thể đáp ứng được yêu cầu này. Những tài liệu đặc thù như: Poster, catalog, báo cáo nghiên cứu thị trường… cần được sao chép với màu sắc rõ ràng, sắc nét nhằm để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.

• Yêu cầu chất lượng in ấn cao

Máy photocopy màu không chỉ đơn thuần là sao chép màu sắc mà còn có thể in ấn với độ phân giải cao giúp tái tạo chi tiết hình ảnh, văn bản một cách chính xác, sắc nét. Điều này đặc biệt quan trọng khi mà bạn làm việc với những tài liệu cần bảo đảm tính chuyên nghiệp, chất lượng như tài liệu marketing, báo cáo doanh thu, thuyết trình hoặc những tài liệu cần được trình bày bắt mắt nhằm gây ấn tượng với khách hàng, đối tác.

• Số lượng sao chép ít tuy nhiên đòi hỏi chất lượng màu sắc cao

Thuê máy photocopy màu khi sao chép đòi hỏi chất lượng màu sắc cao

Nếu như công việc của bạn không đòi hỏi sao chép số lượng lớn tuy nhiên lại yêu cầu chất lượng in màu cao thì thuê máy photocopy màu sẽ là chọn lựa hợp lý. Như những công ty tổ chức sự kiện, những cơ sở in ấn nhỏ hay những tổ chức giáo dục cần sao chép tài liệu màu chỉ vài lần trong một tháng tuy nhiên lại yêu cầu chất lượng in màu sắc nét nhằm phục vụ những mục đích quảng bá hay trình bày.

• Đáp ứng nhu cầu sáng tạo và đồ họa

Trong những ngành nghề sáng tạo như truyền thông, thiết kế đồ họa, marketing thì việc in ấn tài liệu với màu sắc sinh động, chính xác là điều rất quan trọng. Máy photocopy màu không chỉ sao chép tài liệu màu mà còn giúp tái tạo những chi tiết đồ họa một cách rõ nét giúp những tài liệu bảng quảng cáo, banner, hình ảnh sản phẩm có độ sắc nét và độ tương phản cao.

Hy vọng với những thông tin trên thì bạn đã biết khi nào nên thuê máy photocopy đen trắng, khi nào nên thuê máy photocopy màu. Nếu như khách hàng cũng đang có nhu cầu thuê máy photocopy, liên hệ ngay với máy văn phòng Minh Nhật.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG MINH NHẬT

Địa chỉ: 176/6/12 Phú Lợi, KP 5, Phường Phú Hòa, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương

Điện thoại: 0933 840 111

Email: photocopyminhnhat1@gmail.com

Website: www.minhnhatcopier.com

MST: 3703107866